Begonialaan 18, 8400 Oostende

+32 (0)486 75 42 61

Algemene overwegingen

Dierenarts Caroline Peeters hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens.
Dierenarts Caroline Peeters handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), dat betekent dat wij:

  • Persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder ‘Doeleinden persoonsgegevens‘ genoemd.
  • Alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie verder.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt of voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
  • Op de hoogte zijn van de rechten van eigenaars/doorverwijzende dierenartsen omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en eigenaars/dierenartsen hierover informeren.

Dierenarts Caroline Peeters is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van eigenaars van patiënten en de doorverwijzende dierenartsen.

Verwerkingsverantwoordelijke praktijk:
Caroline Peeters
Begonialaan 18
8400 Oostende
E-mailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Telefoonnummer: 0486/75.42.61

 

Doeleinden persoonsgegevens

Dierenarts Caroline Peeters verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als eigenaar van de patiënt of de doorverwijzende dierenarts en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie.
Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende persoonsgegevens beschikken:

  • Voornaam, Naam
  • Eventuele Firmanaam en BTW-nummer
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Rijksregisternummer: enkel bij het chippen van katten

Aanvullende informatie

In regel worden de gegevens van klanten tot 10 jaar na de laatste visite en minstens tot 7 jaar na de laatste facturatie bewaard, deze termijn wordt voorgeschreven door het GVP-handboek. Bij kleine huisdieren worden de gegevens echter tot 20 jaar na de laatste consultatie bewaard om te voorkomen dat belangrijke medische informatie over huisdieren vroegtijdig wordt verwijderd. Indien de klant hier bezwaar tegen heeft kan er een verzoek ingediend worden om de gegevens eerder te verwijderen.

De eigenaar mag op aanvraag de verzamelde gegevens inzien en indien nodig worden fouten rechtgezet.

De eigenaar heeft het recht bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking. Dit zal dan behandeld worden door de verwerkingsverantwoordelijke.

 

Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt.

Dierenarts Caroline Peeters heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

  •  VETCloud (Praktijkbeheer software)
  •  Medisch Labo Bruyland en Zoolyx (Labo)
  •  Mijn Dierenarts (App van de praktijk)
  • Gecentraliseerde database DogID en CatID (Chipregistratie honden en katten)
  • Boekhoudkantoor Carrewyn- Vyvey (Boekhouder)
  • Intrum (Incasso)

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als eigenaar/doorverwijzende dierenarts te waarborgen. Dierenarts Caroline Peeters verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Dierenarts Caroline Peeters alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de eigenaar/doorverwijzende dierenarts toestemming is gegeven.

 

Beveiliging van persoonsgegevens

Dierenarts Caroline Peeters heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

  • Dierenarts Caroline Peeters werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
  • De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
  • De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
  • De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
  • Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
  • Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
  • Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
  • Medewerkers van Dierenarts Caroline Peeters hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
  • Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
  • Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.

 

Rectificatie en wissing van gegevens

  • Persoonsgegevens kunnen steeds worden aangepast en aangevuld.
  • Persoonsgegevens van klanten kunnen niet onmiddellijk verwijderd worden. Dit omdat dierenartsen verplicht zijn om toedienings- en verschaffingsdocumenten gedurende vijf jaar te bewaren zoals vastgelegd in KB2016/24152. Dierenarts Caroline Peeters werkt volgens het GVP-handboek, deze richtlijnen schrijven voor dat toedienings- en verschaffingsdocumenten gedurende 10 jaar worden bewaard. Ook de facturatie wordt bewaard gedurende 10 jaar aangezien deze gebaseerd is op de toedienings- en verschaffingsdocumenten.
  • De verwerking van persoonsgegevens wordt in de mate van het mogelijke beperkt. De eigenaar zal steeds inzage krijgen in de verwerking van zijn/haar gegevens indien deze dit verzoekt.
  • Het wissen of anonimisering van persoonsgegevens na de bewaartermijn zal automatisch verlopen of handmatig worden gedaan, onze verwerkers hebben er mee voor gezorgd dat de termijn gerespecteerd wordt door de gegevens automatisch te verwijderen/anonimiseren of door een functie in te bouwen zodat de gegevens handmatig geanonimiseerd kunnen worden.
  • Gegevens zijn overdraagbaar. Aanvragen voor het overdragen van persoonsgegevens komen slechts sporadisch voor, elke aanvraag zal dus individueel behandeld worden.
  • Recht van bezwaar en geautomatiseerde individuele besluitvorming

Indien er bezwaar is tegen de gegevensverwerking zal dit worden behandeld door de verwerkingsverantwoordelijke.

 

Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen.

Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met de praktijk. Samen proberen we tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Privacy commissie, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.